Informações para conhecimento das Comissões de Formaturas

A Universidade Federal de Santa Catarina, por meio da Coordenadoria de Eventos, oferece gratuitamente aos formandos:

  • Coordenadoras para o evento;
  • Mestres de cerimônias;
  • Cerimonial de colação de grau, com padrão determinado pela Resolução Normativa n.º 31/CGRAD/2016;
  • Becas e capelos;
  • Auditório com 1671 lugares;
  • Decoração interna do auditório;
  • Iluminação e som;
  • Transmissão simultânea da cerimônia pelos telões do auditório e via internet
    • Disponibilização do filme na página http://formaturas.dceven.ufsc.br;
  • Cadeiras e praticáveis;
  • Sala para recepção aos formandos;
  • Seguranças;
  • Recepcionistas.

I. Responsabilidades da COMISSÃO DE FORMATURA:

  • Preencher o formulário “Informações prestadas pela comissão de formatura”, disponível na página http://formaturas.dceven.ufsc.br e encaminhar para o e-mail: formatura@contato.ufsc.br, até 15 (quinze) dias antes da entrega das becas;
  • Providenciar e entregar na Coordenadoria do Curso, com a antecedência por ela determinada, os canudos a serem preparados para a colação de grau;
  • Um dos membros da comissão de formatura deverá trazer no dia da entrega de becas, o DVD e o CD, este último com a capa com o roteiro musical, disponível no site http://formaturas.dceven.ufsc.br, menu “Formandos”, item “Modelos Capas CD”. (Observar orientações no item IV) e entregar a um dos técnicos de som da Coordenadoria de Audiovisual;
  • Informar ao paraninfo e ao orador que seus discursos não devem ultrapassar 5 (cinco) minutos;
  • Solicitar ao orador que entregue uma cópia do discurso aos mestres de cerimônias, no palco, 1h30min (uma hora e meia) antes do início da cerimônia;
  • Entregar no palco, os presentes dos homenageados, com uma hora e meia de antecedência do início da cerimônia – sendo 6 (seis) homenageados no máximo por curso, evitando atrasos na organização e abertura do auditório;
  • No caso das flores para os pais, somente serão colocados junto às cadeiras no palco se entregues em quantidade suficiente para todos os formandos. Caso contrário, deverão ser distribuídos pela comissão de formatura apenas aos alunos a que se destinam, na sala de recepção aos formandos, para que entrem no auditório com as homenagens em mãos;
  • Informar aos formandos e seus convidados que durante a cerimônia no Centro de Cultura e Eventos é proibido o uso de bebidas alcoólicas, faixas, buzinas, confetes, balões, apitos ou similares, e que no caso de insistência, tais materiais serão recolhidos;
  • Informar aos familiares que podem fotografar ou filmar apenas de sua poltrona e no hall;
  • Solicitar aos formandos que assistam ao vídeo de ensaio no site http://formaturas.dceven.ufsc.br, menu “Formando”, item “Vídeo com ensaio para a Formatura”.
  • Repassar aos demais formandos as orientações transmitidas na reunião.

II. Responsabilidades dos FORMANDOS:

  • Retirar as becas no dia e hora marcados, mediante assinatura do Termo de Responsabilidade;
  • Zelar pela conservação da beca. Não fazer alteração de nenhuma espécie, caso contrário haverá cobrança;
  • Zelar pela infraestrutura disponibilizada para a realização da colação de grau, responsabilizando-se por eventuais danos à mesma;
  • Chegar com antecedência de 1h30min (uma hora e meia) do início da cerimônia para identificar-se na sala de recepção aos formandos, Sala Goiabeira, solicitar o capelo, e fazer as fotos;
  • Dirigir-se à sala de recepção aos formandos de 20 a 30 minutos antes do início da solenidade, de acordo com o definido pela Coordenadora da Formatura, para receber as orientações finais;
  • Após o término da cerimônia os formandos deverão receber os cumprimentos no hall, liberando assim o auditório para preparação da próxima solenidade;
  • Devolver beca e capelo na sala de recepção aos formandos – Sala Goiabeira – no máximo 30 minutos após o término da solenidade.

III. Normas a serem cumpridas pelos PROFISSIONAIS ou EMPRESAS DE FOTO E FILMAGEM:

  • Caso a empresa não seja cadastrada neste Departamento, deverá cadastrar-se até uma semana antes da solenidade;
  • Solicitar por formulário eletrônico disponível no site http://formaturas.dceven.ufsc.br, menu “Foto e Filmagem”, item “Formulário”, em até 5 dias úteis antes da formatura, o credenciamento dos fotógrafos e cinegrafistas e a autorização para montagem de estúdio fotográfico. A quantidade de profissionais e estúdios solicitada estará sujeita à análise da chefia da Coordenadoria de Eventos/ Formaturas;
  • Após aprovação, será emitido boleto bancário para o recolhimento das taxas na conta única da Universidade Federal de Santa Catarina, nos valores de R$ 20,00 por fotógrafo, R$ 20,00 por cinegrafista e R$ 95,33 pela montagem de cada estúdio fotográfico;
  • Apresentar cópia do comprovante de pagamento, juntamente com o Termo de Responsabilidade preenchido e assinado, na terça-feira que antecede a formatura, na Coordenadoria de Eventos, das 14h às 18h, para a retirada das credenciais. Sem elas os profissionais não poderão realizar atividades na cerimônia;
  • Disponibilizar os estúdios para a sessão de fotos 2 horas antes do início da solenidade;
  • Não é permitido acréscimo na decoração interna do auditório;
  • Toda e qualquer decoração será permitida somente dentro dos 9m2 de cada estúdio fotográfico;
  • Desmontar os estúdios e providenciar a limpeza do ambiente imediatamente após o término da solenidade.

IV.  Orientação para elaboração do clipe e da playlist de músicas para a colação:

  • A coordenadoria de audiovisual solicita que os vídeos e as músicas sejam enviados por nuvem para download (Google drive, Wetransfer…) ou entregues em pendrive junto ao setor, não havendo mais a necessidade de mídias físicas (CD, DVD). Este novo procedimento visa agilizar a entrega dos materiais assim como reduzir a produção de resíduos (CD, DVD, encartes e caixas de plástico, etc.).
  • Os vídeos para formatura são exibidos apenas uma vez, no inicio da cerimônia, logo após os vídeos institucionais.
  • Deverão ter no máximo 5 minutos, sem logos ou propagandas das empresas produtoras.
  • Obs: Se houver mais de duas turmas, por limitação de tempo, os clipes de cada turma não poderão passar de 3 minutos.
  • Serão aceitos formatos de vídeo com extensões: MP4, MKV, MOV ou VOB.
  • Serão aceitas músicas no formato de MP3, seguindo a seguinte formatação no título dos arquivos:
    N° da faixa – “MOMENTO NA CERIMÔNIA” – Título da música
    EX: 01 – ENTRADA AUTORIDADES – Bitter Sweet Symphony The Verve
  1. – ENTRADA TURMA 1 – Beautiful Day U2, dentro outras.
  • Obs: A numeração das faixas necessariamente deverá ter dois dígitos com o zero    a esquerda, para que o programa leia as faixas na ordem correta.
  • Tempo de música: Para entrada de 40 formandos a música deverá ter aproximadamente 3’30” o mesmo tempo para outorga de 5 formandos.
  • As músicas identificadas e listadas adequadamente deverão vir acompanhadas de um arquivo word seguindo o “roteiro de músicas da colação” com a numeração e identificação das faixas, disponível no site http://formaturas.dceven.ufsc.br/?page_id=184
  • Quando houver mais de um curso na cerimonia, enviar apenas uma listagem de músicas;
  • O envio (ou entrega por pendrive) deve ser feito na segunda-feira anterior à data de formatura, na parte da manhã, para que o material seja conferido à tarde e respondido com OK ou, em caso de não conformidades, que seja realizada nova versão. Nesses casos, a comissão terá 24 horas, ou seja, até terça-feira, para entregar as mídias corretamente, sob pena de ter a cerimônia sem clip ou com músicas aleatórias.O e-mail para envio do vídeo, do arquivo de músicas e do “roteiro de músicas da colação” em word é:   audiovisual.dceven@contato.ufsc.br